Współcześnie działające przedsiębiorstwa i instytucje publiczne kładą duży nacisk na ochronę danych osobowych. Nie bez powodu. Bezpieczeństwo nośników, na których znajdują się tajne informacje wpływa na zaufanie wobec funkcjonujących organizacji i biznesów. Odpowiednia opieka nad dokumentacją powinna przebiegać kompleksowo i składać się z etapów obejmujących zarówno ich gromadzenie i przechowywanie, jak również niszczenie dokumentacji.
Procedury zgodne z prawem
Zagrożenia, jakie stanowi utrata kontroli nad poufnymi danymi sprawiły, że zaistniała potrzeba dostosowania odpowiednich regulacji prawnych, które mają zapewnić ich bezpieczeństwo. Między innymi należy do nich norma ISO 21964, która została opracowana przez niemiecki komitet techniczny Standards Committee for Information Technology and Applications (NIA). Określa ona ściśle wymogi i obowiązki obejmujące zakresem niszczenie dokumentów i nośników danych. Odnosi się również do parametrów technicznych, jakie powinien posiadać sprzęt służący do likwidacji poufnych danych oraz jak ma wyglądać cały proces usuwania informacji.
Niszczenie dokumentacji w rękach profesjonalistów
Okazuje się, że niewiele instytucji jest w stanie sprostać wymaganiom stawianym przez międzynarodowe normy ISO i musi powierzyć opiekę nad nośnikami informacji zewnętrznym firmom, specjalizującym się w tej dziedzinie i wyposażonym w profesjonalne niszczarki, zaplecze logistyczne, czy bezpieczne aluminiowe pojemniki do przechowywania danych.
Korzystanie z ich usług jest w rzeczywistości oszczędnością czasu i sposobem na uniknięcie problemów natury prawnej, wynikających z nieumiejętnego gospodarowania bazami poufnych informacji, za które grozi kara pieniężna.
Komu potrzebne jest niszczenie dokumentacji?
Każde przedsiębiorstwo, czy organizacja zmierzy się z problemem nadmiaru nagromadzonych informacji. Niektóre z nich będą się nadawały do dalszej archiwizacji, a pozostałe powinny ulec likwidacji w bezpiecznych i pewnych warunkach. Niszczenie dokumentacji może odbywać się masowo i polegać na odbiorze poufnych danych, ich transporcie w profesjonalnych kontenerach oraz utylizacji w miejscu docelowym.
Restrykcyjna specyfika działalności niektórych instytucji nie pozwala na przewożenie materiałów z bazami danych poza ich siedzibę funkcjonowania. Dotyczy to kancelarii tajnych, czy służb państwowych, które mogą skorzystać z mobilnego niszczenia dokumentów, poprzez podstawienie wyposażonego w niszczarki samochodu i wykonaniu procesu likwidacji na miejscu.
Profesjonalizm, który buduje wizerunek
Spośród wielu działających organizacji są takie, które szczególnie podlegają restrykcjom prawnym, a ich funkcjonowanie opiera się na zaufaniu publicznym. Nie trudno jest sobie wyobrazić, jakie konsekwencje społeczne mogłyby być wywołane wyciekiem danych personalnych ze szpitali, czy sądów. Dlatego profesjonalne niszczenie akt, czy niszczenie dokumentacji medycznej jest podstawą prawidłowo działających sektorów działalności państwowej.
Zalety outsourcingu usług niszczenia dokumentacji
Wśród korzyści, które skłoniły większość przedsiębiorstw do skorzystania z usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów są:
- oszczędność czasu;
- uniknięcie kosztów związanych z inwestycją w odpowiedni sprzęt;
- rzetelność wykonanej pracy potwierdzona certyfikatem;
- brak formalności prawnych;
- mobilność usługi.
Źródło: https://www.rhenus-office.pl/
