Archiwizacja dokumentów jest nieodłącznym elementem prawidłowego funkcjonowania każdej firmy, placówki, instytucji bądź urzędu. Pozawala ona zachować w zasobie dokumentację, która nie jest już użytkowana na bieżąco, jednak może być jeszcze przydatna. Jak zatem przechowywać dokumentację i na czym polega archiwizacja?
Archiwizacja dokumentacji – regulacje prawne
Archiwizacja dokumentacji to proces, który reguluje Ustawa o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach z 1983 roku oraz Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 roku. Oba akty prawne przedstawiają formę w jakiej ma być dokonywana archiwizacja akt oraz sposób jej przechowywania. Kluczowym elementem jest Jednolity Rzeczy Wykaz Akt (JRWA), który określa zasady archiwizacji dokumentacji urzędów administracji publicznej. Bez względu na to czy jest to archiwizacja dokumentacji firmowej, kadrowej czy urzędowej, musi być ona przeprowadzana zgodnie z odpowiednimi zasadami.
Archiwizacja dokumentów – jak to robić?
Tworząc teczkę, które za kilka lat znajdzie się w archiwum należy pamiętać o nadaniu jej:
- odpowiedniej kategorii archiwalnej,
- sygnaturze,
- prawidłowym tytule,
- datach skrajnych.
Bez względu na to czy jest to archiwizacja akt firmowych, urzędowych czy archiwizacja dokumentacji medycznej, procedura jest taka sama. Najważniejsza jest kategoria archiwalna, która daje informację przez ile lat dana teczka może być przechowywana i po ilu latach może być poddana procesowi brakowania (niszczenia). Podstawowy podział to akta kategorii „A” i „B”. W przypadku kategorii „A” dokumentację przechowuje się w archiwum przez okres 25 lat, po czym przekazuje się ją do właściwego archiwum państwowego. Akta w tej kategorii nie mogą zawierać metalowych elementów, powinny być włożone w teczki bezkwasowe, a strony winny być ponumerowane.
Charakterystyka kategorii „B”
Archiwizacja dokumentacji kategorii „B” uzależniona jest od kategorii archiwalnej, czyli numeru po literze „B”, który oznacza ilość lat przechowywania w archiwum. Przykładowo – archiwizacja dokumentów kategorii 'B5″ powinna odbywać się minimum 5 lat. Po upływie tego okresu akta można zniszczyć. Istnieje również kategoria „BE”, która wymaga ekspertyzy przed poddaniem procesowi brakowania.
Pomieszczenie na archiwizację dokumentacji
Odpowiednia firma archiwizująca dokumenty najczęściej dzieli akta kategorii A i B, umieszczając je w różnych pomieszczeniach, w których powinny znajdować się gaśnice oraz odpowiednia temperatura (18-22°C) i wilgotność na poziomie ok 35%. W pomieszczeniu powinny się również znajdować zabezpieczenia przed włamaniem np. krata lub folia antywłamaniowa w oknach.
