Jedną z ważniejszych rzeczy w firmie jest odpowiednie prowadzenie dokumentacji firmowej. Odnowienia organizacja tego segmentu sprawia, że w papierach panuje porządek. O ile w przypadku mniejszych firm nie jest to zbyt dużym problemem, tak w większych korporacjach organizacja akt może być utrudniona. Każde zatrudnienie pracownika czy też współpraca z określonym podmiotem generuje bardzo duże ilości dokumentów. W takich przypadkach warto wiedzieć jak powinna odpowiednio wyglądać archiwizacja dokumentów.
Archiwizacja dokumentów w firmie – dlaczego jest istotna?
Odpowiednia dokumentacja to podstawa firmy. Jeżeli zostanie ona zaniedbana, to firma może być narażona na różne, przykre konsekwencje. Warto wiedzieć, że:
- bardzo istotny jest łatwy dostęp nawet do starych dokumentów;
- niektóre dokumenty takie jak rachunki czy dane osobowe mają określony czas archiwizacji;
- odpowiednia archiwizacja wymaga dobrych systemów ochrony.
Każdy wyciek danych osobowych z firmy może narazić całe przedsiębiorstwo na poważne kary pieniężne. Jak zatem zadbać o archiwizowanie dokumentów, aby uniknąć takiego scenariusza?
Archiwizowanie dokumentów poprzez firmę zewnętrzną
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na archiwizację akt w firmach zewnętrznych. Archiwizowanie dokumentów posiada bardzo wiele zalet. Oto niektóre z nich:
- stały dostęp do określonych akt w wersji papierowej jak też cyfrowej;
- bardzo duży poziom bezpieczeństwa dokumentów, dzięki systemom ochrony;
- dokumenty znajdują się w specjalnym archiwum poza terenem firmy. Oznacza to łatwość w ewentualnej przeprowadzce;
- usługi archiwizacyjne pozwalają na zaoszczędzenie miejsca.
Czy archiwizacja akt w firmie zewnętrznej to bezpieczne rozwiązanie?
Firmy archiwizacyjne oferują najwyższy poziom bezpieczeństwa i poufności. Akta firmowe magazynowane są w specjalnych miejscach, które znajdują się pod stałą ochroną personelu, który wspomagany jest nowoczesnymi systemami ochrony. Nie ma tutaj mowy o wycieku danych czy też kradzieży. Dokumenty przewożone są w specjalnych konwojach. Każdy z samochodów posiada system GPS, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa. Dodatkowo wszystkie akta są magazynowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami RODO.
Łatwy dostęp do utylizacji
Utylizacja dokumentów to również istotna sprawa. Przepisy RODO regulują to, ile dany dokument może być archiwizowany. Firmy, takie jak np. Destroy & Recycling, oferujące usługi archiwizacji posiadają najczęściej przemysłowe niszczarki, które ułatwiają zachowanie porządku w aktach. Zniszczony dokument nie nadaje się już do odczytania. Dzięki temu firma posiada nie tylko porządek w dokumentacji, lecz także przestrzega przepisów RODO odnośnie czasu archiwizacji danych osobowych.
