Zgodnie z obowiązującym prawem niszczenie dokumentacji jest procesem, do którego zobowiązane jest każde przedsiębiorstwo. Rozporządzenie RODO dotyczy bowiem wszystkich organizacji gromadzących i przetwarzających informacje osobowe klientów i kontrahentów. Prawidłową utylizacją akt chronisz dane wrażliwe, które mogłyby się dostać w niepowołane ręce. Poznaj podstawowe sposoby niszczenia dokumentacji w firmie!
Wykorzystanie niszczarki biurowej
Niszczenie dokumentacji w firmie jest często wykonywane z pomocą tradycyjnej niszczarki biurowej. Opisywaną metodę cechuje wysoka skuteczność. Przed przystąpieniem do utylizacji należy jednak odpowiednio skalibrować urządzenie, aby odczytanie informacji ze ścinków kartek nie było możliwe.
Inne często stosowane metody niszczenia dokumentacji to:
- ręczne rozdrobnienie akt;
- spalenie;
- namoczenie dokumentów w wodzie;
- umieszczenie akt w domowym kompostowniku;
- skorzystanie z zewnętrznej usługi niszczenia dokumentacji.
Spalanie dokumentów
Dane osobowe w firmie chronione są również poprzez spalanie dokumentów. Pomimo niezaprzeczalnych zalet w postaci zerowych kosztów utylizacji, wspomniana technika nie jest jednak idealna.
Niszczenie dokumentacji w piecu bądź domowym kominku powinno odbywać się w obecności co najmniej dwóch osób. Do każdej utylizacji powinien być również dołączony protokół potwierdzający przeprowadzoną procedurę.
Mobilne niszczenie dokumentów
Najbezpieczniejszą formą ochrony danych osobowych jest mobilne niszczenie dokumentów firmowych. Skorzystanie z usług specjalistycznej firmy, takiej jak Ekoakta.pl, wiąże się z zerowym ryzykiem kradzieży poufnych informacji.
Niszczenie dokumentów zlecone zewnętrznej firmie poprzedza przyjęcie zlecenia i podstawienie specjalistycznego pojazdu zaopatrzonego w instalację niszczącym. W następnym etapie pracownicy odbierają, ważą oraz opisują przekazane dane. Niszczenie akt kończy wystawienie odpowiedniego certyfikatu oraz wywóz powstałych ścinek. Cały proces może być dodatkowo nadzorowany przez wyznaczonych pracowników Twojego przedsiębiorstwa.
Dokumenty przekazywane zewnętrznej firmie są przy tym odpowiednio zabezpieczone. Akta zamknięte są w specjalnym pudełku, palecie bądź worku opatrzonym plombą numeryczną.
